Introducción
En un mundo donde los datos personales se han convertido en uno de los activos más valiosos, la figura del Delegado de Protección de Datos (DPO, por sus siglas en inglés) adquiere una importancia crucial. La creciente digitalización de los servicios, junto con normativas cada vez más estrictas en materia de privacidad, ha hecho que contar con un profesional especializado en protección de datos sea fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y evitar sanciones.
El Delegado de Protección de Datos no solo es una figura obligatoria en ciertos casos, sino que su presencia aporta un valor estratégico a las organizaciones al mejorar la gestión de los datos personales y fomentar la confianza de clientes, empleados y proveedores.
En este artículo se analiza la necesidad de contar con un DPO, quiénes están obligados a designarlo, su marco regulador y las funciones que desempeña en el ámbito empresarial y público.
¿Por qué es recomendable contar con un Delegado de Protección de Datos?
Incluso en los casos en los que su designación no sea obligatoria, contar con un DPO puede aportar numerosos beneficios a una organización. Entre las principales ventajas destacan:
- Cumplimiento normativo: Un DPO asegura que la empresa o entidad cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
- Prevención y gestión de brechas de seguridad: La presencia de un DPO permite anticipar riesgos y establecer protocolos de actuación en caso de incidentes de seguridad.
- Reducción del riesgo de sanciones: La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) impone multas elevadas por incumplimientos. Contar con un DPO disminuye la probabilidad de infracciones.
- Transparencia y confianza: Una organización que garantiza la protección de datos genera mayor confianza entre sus clientes y empleados.
- Asesoramiento continuo: El DPO facilita la implementación de medidas de seguridad y ayuda a desarrollar políticas internas en materia de protección de datos.
Quiénes están obligados a designar un DPO
El RGPD establece la figura del DPO como un elemento clave dentro del modelo de cumplimiento normativo. Según la normativa, la designación de un DPO es obligatoria en los siguientes casos:
- Autoridades y organismos públicos, salvo los tribunales en ejercicio de su función judicial.
- Empresas cuyas actividades principales impliquen la observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
- Organizaciones que traten datos sensibles (como los relativos a salud, creencias religiosas u orientación sexual) o datos relacionados con condenas e infracciones penales.
En España, el artículo 34 de la LOPDGDD establece sectores específicos en los que la designación de un DPO es obligatoria:
- Colegios profesionales y consejos generales.
- Centros educativos y universidades.
- Empresas de telecomunicaciones y prestadores de servicios digitales que realicen perfiles de usuarios.
- Entidades bancarias y aseguradoras.
- Empresas de servicios de inversión y comercializadoras de energía.
- Centros sanitarios que mantengan historias clínicas.
- Empresas de seguridad privada y entidades de juego online.
- Federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.
No designar un DPO en los casos en los que es obligatorio puede derivar en sanciones económicas elevadas por parte de la AEPD.
Ejemplos de entidades que necesitan o no necesitan un DPO
Ejemplos de entidades que necesitan un DPO:
- Un hospital público o privado, ya que maneja datos sensibles de salud de pacientes a gran escala.
- Una entidad bancaria, debido a la gestión de datos financieros y la exigencia de altos niveles de seguridad.
- Una compañía de telecomunicaciones, que maneja datos personales como la ubicación y hábitos de consumo de sus clientes.
- Una plataforma de comercio electrónico que realice análisis de datos a gran escala para publicidad segmentada.
- Una empresa de seguridad privada, que gestiona datos de vigilancia y seguridad personal.
Ejemplos de entidades que no necesitan un DPO:
- Un pequeño comercio local que solo maneja datos básicos de clientes (nombre y teléfono) para gestionar ventas.
- Un autónomo que presta servicios de consultoría y solo almacena información básica de clientes sin tratamiento masivo.
- Una asociación cultural pequeña, que solo recoge datos de socios sin un uso comercial intensivo.
- Un restaurante familiar, que gestiona reservas sin realizar un tratamiento masivo o automatizado de datos.
- Un despacho de abogados individual, a menos que maneje datos sensibles de clientes de manera habitual y sistemática.
Regulación legal del Delegado de Protección de Datos
El marco normativo del DPO se encuentra en:
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) – Artículo 37: Regula la designación del DPO y los supuestos en los que es obligatorio.
- Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales (LOPDGDD) – Artículo 34: Establece los sectores que deben designar un DPO en España.
- Recomendaciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sobre su designación y funciones.
Las organizaciones que designen un DPO deben comunicarlo a la AEPD en un plazo de 10 días y publicitar su existencia a través de medios electrónicos. La AEPD mantiene un registro accesible de los DPO designados en su sede electrónica.
Funciones del DPO
El Delegado de Protección de Datos tiene varias responsabilidades clave, establecidas en el artículo 39 del RGPD:
- Informar y asesorar al responsable o encargado del tratamiento sobre sus obligaciones.
- Supervisar el cumplimiento del RGPD y otras normativas aplicables.
- Sensibilizar y capacitar al personal sobre protección de datos.
- Actuar como punto de contacto con la AEPD y facilitar la cooperación con la autoridad de control.
- Evaluar los riesgos y supervisar auditorías de protección de datos.
El DPO puede ejercer sus funciones de manera interna, formando parte de la plantilla de la organización, o de forma externa a través de un contrato de servicios.
Certificación del DPO
Para garantizar la seguridad y fiabilidad de los profesionales que desempeñan esta función, la AEPD ha promovido un Esquema de Certificación de DPD. Este sistema busca acreditar la capacitación y conocimientos en protección de datos tanto para quienes se incorporen a una organización como para aquellos que presten estos servicios de forma externa.
La certificación permite a las empresas y entidades contratar profesionales cualificados, asegurando el cumplimiento normativo y la correcta gestión de los datos personale
Si una organización no está segura de si necesita un Delegado de Protección de Datos, lo más recomendable es realizar un análisis detallado de los tratamientos de datos y evaluar los riesgos asociados al incumplimiento normativo. En un entorno donde la regulación de datos es cada vez más estricta, contar con un DPO es una decisión estratégica que aporta valor y seguridad.